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Piena visibilità e responsabilità lungo l'intero ciclo di vita dei fornitori terzi.

Formalize trasforma la gestione dei fornitori terzi in un processo strutturato e operativo in cui la responsabilità è chiara, le azioni vengono portate a termine e ogni relazione è gestita in modo coerente, dall'inserimento iniziale alla supervisione continua.

Connettere persone, processi e fornitori per mantenere la continuità operativa

La gestione dei fornitori terzi va oltre la fase di onboarding; richiede un follow-up costante e il coordinamento tra i team. Formalize integra i dati dei fornitori, offrendo una visibilità completa su dipendenze, rischi e azioni necessarie.

Con Formalize, la gestione di terze parti e fornitori diventa:

Trasparente

Comprendere quali terze parti e fornitori rappresentano i maggiori rischi operativi e di conformità, fornendo alla dirigenza le informazioni necessarie per dare priorità alle azioni e mantenere la continuità

Responsabile

Assicurarsi che ogni relazione sia gestita attivamente con responsabilità chiare, in modo che gli obblighi vengano rispettati in modo coerente.

Azionabile

Concentrarsi sulle priorità operative e di conformità più critiche, consentendo ai team di rispondere rapidamente e di tenere sotto controllo i rischi.

Verificabile

Mantenere una documentazione completa e tracciabile delle attività di terzi, semplificando audit e verifiche normative senza sforzi dell'ultimo minuto.

Caratteristiche

Dall'inserimento alla supervisione, completamente connesso

Mantenere una panoramica completa e strutturata delle terze parti

Centralizzate tutti i fornitori, i partner commerciali e i provider ICT in un unico sistema per mantenere il controllo operativo, dare priorità alla supervisione e garantire la responsabilità in tutta l'organizzazione.

Comprendere a colpo d'occhio la criticità classificando le terze parti per tipologia, rischio o rilevanza normativa.
Garantire una chiara attribuzione di responsabilità assegnando i responsabili in modo che le responsabilità siano monitorate e portate a termine in modo coerente.
Lavora in modo efficiente con i dati interconnessi organizzando contratti, SLA e dettagli operativi in viste configurabili per velocizzare l'onboarding e ridurre il lavoro manuale.

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Collegare le terze parti ai rischi e ai controlli

È fondamentale comprendere l'esposizione al rischio a livello dell'intera organizzazione, non solo per singolo fornitore. Il rischio legato a terze parti diventa chiaro quando viene collegato al resto del sistema di governance.

Mappare i rischi derivanti da terze parti in relazione alle attività di conformità e dare priorità alle misure di mitigazione ad alto impatto.
Monitorare in tempo reale l'impatto degli incidenti sui fornitori per mantenere la continuità operativa e comprendere gli effetti sul profilo di rischio.
È fondamentale tenere una documentazione completa e verificabile delle attività e degli aggiornamenti dei fornitori, in modo che le prove di conformità siano sempre disponibili per audit o report.

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Monitorare contratti, SLA e obblighi

Assicurati che gli obblighi siano visibili, monitorati e rispettati. Tieni sotto controllo accordi, scadenze e obblighi di servizio cruciali per ridurre le interruzioni operative e le lacune in materia di conformità.

Monitorare costantemente gli accordi e le date chiave, registrando contratti, clausole e rinnovi.
Comprendere in che modo i termini contrattuali influiscono sui requisiti operativi o normativi, collegandoli ai controlli pertinenti.
Mantieni allineate politiche e regolamenti in tutta l'organizzazione collegandoli a controlli, attività e obblighi, con approvazioni tracciate e cronologia delle versioni.

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Supervisione e responsabilità continue

Monitora e intervieni in tempo reale sulle prestazioni e la conformità dei fornitori terzi. Utilizza dashboard, report e automazione per mantenere una visione d'insieme su tutti i fornitori, i contratti e le aree di rischio operativo.

Dai priorità alle problematiche più critiche utilizzando dashboard e visualizzazioni filtrate per rischio, servizio o reparto, al fine di identificare i fornitori ad alto rischio e orientare il processo decisionale.
Evita di mancare gli impegni e rispetta le scadenze grazie al monitoraggio automatico e alle notifiche.
Garantisci un follow-up costante automatizzando attività, approvazioni e revisioni, mantenendo al contempo una registrazione completa e tracciabile.

«Con Formalize siamo diventati operativi praticamente fin dal primo giorno. Nel giro di due mesi avevamo già soddisfatto pienamente le nostre esigenze in materia di conformità, anche durante il periodo delle festività.»

Fernando Sanz de Galdeano

CISO, Arcano Partners

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